仕事を分解する

仕事を流れで見渡して、「ここは任せられそう」と当たりはついた。でも、いざAIに頼もうとすると手が止まる——よくあることです。原因は、そのステップがまだ「塊」のままだから。各ステップを 入力 → 作業 → 出力 に分けてみると、何を渡せば何が返ってくるかがはっきりし、AIに頼める形になります。この記事では、その分け方を手順にします。

前提

• 「自分の仕事を見渡す」で、仕事を流れにして、任せどころの当たりをつけた状態から始めます。
• 特別なツールは要りません。紙でもメモアプリでも、書き出せれば十分です。

手順

1. 流れをステップに区切る

見渡しで見えた流れを、作業のまとまり（ステップ）に区切ります。見積もり作成なら、たとえばこうでした。

引き合いを受ける → 相手の要望を聞く → 過去の似た案件を調べる → 金額を計算する → 見積書の体裁に整える → 送る

すでに流れになっていれば、それがそのままステップです。新しく作り直す必要はありません。

2. 任せたいステップを「入力 → 作業 → 出力」に分ける

当たりをつけたステップをひとつ取り出し、三つに分けて書きます。入力（何があれば始められるか）、作業（何をするか）、出力（何が出てくれば完了か）です。

たとえば、さきほどの流れで「任せられそう」とした「過去案件を踏まえてたたき台を作る」ステップなら——

入力：似た過去案件の見積書 2〜3件、今回の要望メモ
作業：過去案件を参考に、項目と概算を埋めてたたき台を作る
出力：見積書のたたき台（金額は仮置き）

こう書き出すと、入力＝AIに渡すもの、出力＝AIに頼む成果物が、そのまま見えてきます。

3. 入力と出力から、任せ先を決める

入力と出力がはっきり書けたステップは、AIに頼みやすいステップです。入力（過去案件＋要望メモ）を渡し、出力（たたき台）を頼む——これはそのまま、「指示と背景をセットで渡す」「構造化して渡す」で扱った頼み方になります。

逆に、こう分けてみて引っかかるステップは、任せ先のヒントになります。

• 入力がうまく言葉にできない（長年の勘や、相手との関係で決まる）→ 人が残すところ
• 出力の正解が一つに決まる（金額の計算そのものなど）→ 表計算やツールが確実（→ できること・できないこと）

うまくいかない時

• 入力が思いつかない。 そのステップは、実は言葉にしにくい判断や勘で動いているのかもしれません。無理にAIに渡そうとせず、人が残すところと割り切ります。
• 出力がぼんやりする。 「何が出てきたら完了か」を一言で言えるか確かめます。言えないうちは、AIに頼んでも「これじゃない」が返ってきがちです。
• 全部を細かく分けようとして手が止まる。 全ステップを分解する必要はありません。詰まっている・手間がかかる、その一つだけ分ければ十分です。

関連記事

• 自分の仕事を見渡す — この手順の前段。まず流れで当たりをつける。
• 指示と背景をセットで渡す — 分けた「入力」を、AIにどう渡すか。
• 構造化して渡す — 分けた入力を、整理して渡す。
• できること・できないこと — 任せ先を決めるときの、得意・不得意の地図。